はじめて学会の研究発表会の幹事として動いたので振り返っておく

イベント

学会の研究発表会としては恐らく最も小規模なものなのでblogとして残しておくのもアレな気がしたけど、他の研究会の実施や勉強会の主催に通じる点もあるかもしれないので振り返っておく。幾分、次回へのメモも含まれます。

立ち位置としては、学会の実行委員会から情報を得て、事前準備〜当日〜後始末までの進行を行う幹事（計1名）。

事前準備（約1ヶ月前から前日）

発表者、発表予稿の受付・確定

今回は、実行委員会の方で発表者および発表予稿受付済みの段階でバトンを渡された。

スケジュールの確定

開始時間を実行委員会に確認し確定した（13時から）。

発表者の人数、休憩時間、そのほかのイベント（特別講演とか）の兼ね合いから、13時から18時ぐらいを目安に完了できるスケジュールを実行委員会に提案して確定した。

ちなみに今回は

  • 特別講演1件(30分)
  • 発表9件(発表15分、質疑5分）
  • 休憩3回（発表3件ごとに10分）
  • イベント（45分）
  • クロージング（10分）

とした。

招待講演の方に発表時間を伝え、タイトルを決めてもらった。

発表会の会場側との調整

発表会の会場側と日時・部屋などの調整を行った（実行委員会に調整してもらった）。

無線LANの提供は会場側の負担となるので、無しにした。

学会Webページへの掲示依頼

スケジュールと発表会会場が確定した段階で、実行委員会にWebページへの掲示依頼を行った。

懇親会の調整

参加者を中心に懇親会（時間、場所、参加費）の案内、および出欠の確認を実施した。（発表会の規模によって、一般参加者がどのくらいか見極めるのが辛そう）

懇親会の会場を近くのレストラン（ビアホール的なところ）に設定した。なお調整項目は

  • おおよその参加人数
  • 開始時間
  • ビュッフェ形式かどうか
  • 飲み放題かどうか
  • お値段
  • 送迎バスは使えるかどうか（今回は使用し、研究会終了予定20分後に迎えに来てもらえるようにした）
  • 人数の変更はいつまで可能か

だった。

アルバイトの確保

9件程度の発表なら私一人で持ち回れるんじゃね？と思っていたが全くの妄想だった。今回雇用したアルバイトは以下の3名。

  • 受付
  • タイムキーパー（兼、記録写真撮影係）
  • マイク

物品や掲示物の準備

当日用の物品や掲示物を準備した。

  • 会場内の看板
  • 発表予稿（学会関係者, 座長分）
  • 参加者記名用の用紙
  • 領収書（後述）
  • 学会印（領収書押印用、実行委員会から借りる）
  • 当日のプログラム（配布用、掲示用）
  • 受付カウンターの机と椅子、張り紙
  • 携帯金庫（もしくはその代わりになるポシェットなど）
  • おつり用のお金（1,000円札20枚、最寄りのATMで20千円引き落としで出てきた）
  • ペン（受付用、参加者用で複数）
  • メンディングテープ
  • デジカメ（記録用）
  • ベルとストップウォッチ（タイムキーパー用）
  • 会場後ろの休憩スペースの机、電気ポット(5L)、飲食物など。飲食物などは最寄りのスーパーで確保（約40名分）。

ハッピーターンとカントリーマアムはめっちゃ人気だった。おかきはめっちゃ不人気だった。

領収書

今回、懇親会参加者用に領収書が必要だった。

100円ショップで売ってる領収書（紙束のやつ）も用意していたが、受付がその場で作成や記載をするのは無理と判断して、ELECOMのチケット用紙で事前に作っておいた。

  • 写しの代わりに半券を受付で保管する。
  • 宛名と金額（教員か学生か、懇親会参加かで変わる可能性がある）は空欄にしておき、受付が記載。
  • 一部、但し書きも空欄のものを用意しておいて、希望の但し書きがある場合は受付が記載。

そのほか

  • 直接関係ないが、学会関係者の会議が発表会の前に実施されることになったので、お弁当も発注することになった。
  • 上記に加えて、学会関係者用の送迎車を用意した（会場側と調整）。

当日

事前に準備していたものをセッティング（午前中）

特に机、掲示、受付、休憩スペース。会場の設備確認。

全体司会と座長の依頼（午前中）

学会関係者に全体司会と座長を依頼。今回は当日になったが、次回は事前に依頼できる体制にしたい。

ベルのタイミング（午前中）

忘れずに、ホワイトボードに記載。

懇親会の呼びかけ（休憩時間）

懇親会参加者が予想を数名下回っていたので、よびかけ。

一概には言えないことだが、学生さんの参加は消極的だった。

撤収

進行状況を見計らって、受付や掲示を撤収。

クロージング終了後に休憩スペースや会場設備も撤収。

今回のトラブル

  • 病欠者発生

    • 学会関係者に確認し、当日スケジュール調整、会場に周知。

  • 会場のマイク設備が故障（2台）

    • 予備機を十分に確保しておくしかない？

あとしまつ

実行委員会に以下の情報を報告＆精算。

  • 参加人数

  • 表彰がある場合は、受賞した発表者と発表タイトル

  • 購入したもの、雇用したアルバイトの給料、懇親会（補助がある場合のみ）の領収書

  • 写真

備考

今回、表彰状の授与、一般向けの予稿の配布は無かった。毎回、表彰（状）や予稿の有無を実行委員会に事前に確認しておく必要がありそう。表彰がある場合は、別室に審査員（学会関係者）部屋を確保する必要がある。